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2023.03.27
你租的影印機有導入影印機管理系統嗎?現在是做出選擇的最好時機!

2023年春天的現在,回頭看過去的2、3年,甚至有點科幻感,大家不敢出門,景氣也陷入低潮,疫情最嚴重期間有一大部分的公司都實施了遠端工作Working fromhome.偶爾進公司拿資料或開會,面對的就是空蕩蕩的辦公室。好在,這一切在2022年底時都慢慢好轉,大家也開始回到辦公室工作。而最重要的是,這其實是老闆們整頓辦公室或工作流程、升級軟硬體的大好機會!

這當然也包括從中小企業到大公司都會有的租賃影印機、租賃事務機,過去計算不清的耗材、紙張;某台老是報修的機器;廠商派來的維修員是否專業⋯⋯都可用這一次採用導入E-Copy的影印機租賃廠商來檢視。我們先從第一線使用租賃影印機的員工角度,我們來看看他們可能會遇到的問題,而如果老闆使用E-Copy又可以如何為員工解決問題吧。

您的員工使用影印機時可能遇到⋯⋯

你租的影印機有導入影印機管理系統嗎?現在是做出選擇的最好時機!

租賃影印機故障怎麼辦

傳統報修方式
  1. 若無法自己排除故障,需找名片或機台上的電話聯絡業者。
  2. 打電話給影飲機租賃業者,回報故障狀況,約好大概的時間段,等待維修工程師。(等待時間不確定,無法追蹤)
  3. 等工程師到現場,再次演示或說明故障,等待工程師修復影印機。
  4. 工程師現場判斷並排除問題,方可繼續使用;也可能機器已無法現場修繕,需要更換,等待更長時間。
  5. 維修完之後簽署紙本維修單,客戶、維修工程師、影印機租賃業者收到的報修、完修訊息或時間可能有一定差異。
E-Copy影印生意便
  1. 掃機台上的E-copy用QR Code,用系統回報故障,同時就可直接填寫問題、上傳圖片展示
  2. 影印機租賃業者透過E-Copy收到報修後,立刻派員前往除理。維修員可直接透過故障回告圖文初步得知問題,甚至可遠端排除問題,或判斷是否要直接換機器。
  3. 維修工程師到場透過E-Copy內建機型資料快速故障排除。維修完成後客戶現場在E-Copy APP簽名完成修理,客戶、維修員、租賃業者三方都能立刻收到紀錄。

辦公室事務機耗材不足,該如何處理

傳統叫耗材方式缺點
  1. 過去部分影印機租賃公司會預先提供墨水盒或碳粉匣,方便用戶自行補充;但很多故障問題就發生在自行更換墨水或其他耗材的時候,更換玩結果機器無法運作的情形常常發生。
  2. 如果等到耗材用盡才發現,打電話請影印機租賃業者補充更換,無法確實掌影印機能再次正常運作的時間。
  3. 如果等到耗材用盡才發現,打電話請影印機租賃業者補充更換,無法確實掌影印機能再次正常運作的時間。
E-Copy影印生意便優勢
  1. E-copy影印機管理系統能記錄每台租賃出去的影印機所有耗材更換日期、更換狀況與頻率。讓租賃業者跟租用影印機的企業主都能掌握耗材狀況。
  2. 有了E-Copy的紀錄,能預估抓出補充耗材的時間,讓影印機工作不中斷。
  3. 當耗材的補充速度達到系統內建的警示,事務機出租業者或企業者可更早察覺機器或是人員使用有問題,可以提早補救(例如更換新機)讓硬體成本降低,工作效率更提升。

不只是墨水碳粉匣等耗材,包括紙張的使用量,有了E-Copy都有紀錄可循,能夠定期及時補充。租影印機的使用者除了可以一掃QRCode馬上報修,遇到維修工程師在服務上有任何問題也可透過系統聯絡租賃業者反應。如果維修工程時沒有在時間內正確完成修繕或補充影印機耗材任務等等,E-Copy後台也會通知影印機租賃業者維修未完成。讓租用影印機客戶、影印機租賃業者、修理影印機工程師三方溝通呈現最快速透明。這種講求工作項目透明化的風潮,也是因為人們紛紛回到辦公室工作後,所有專案、器材使用、員工表現管理等等,都需要升級;選擇的廠商當然也該跟著升級,選擇採用E-Copy影印機管理系統的影印機租賃廠商吧!